Sergi açmak isteyen sanatçı veya kuruluş bir dilekçe ile Galeri Sanat Yönetmenine başvurur. Yönetim Kurulunca sergilenmeye değer görülen eserlerin sergi tarihleri, başvuru sahiplerinin istekleri göz önünde bulundurularak Galeri Sanat Yönetmeni tarafından Yönetim Kuruluna sunulur ve kesinleştirilir.
Galeride sergi açmak üzere davet edilecek sanatçı veya kuruluşlar da, Galeri Sanat Yönetmeni tarafından belirlenerek yönetim kuruluna sunulur ve sergi tarihleri galeri takvimine göre kesinleştirilir.
Sergi süresi en fazla 15 gün olarak belirlenir. Ancak gerektiğinde bu süre Galeri Sanat Yönetmeninin onayı ile arzu edilen sürede uzatılabilir.
Sergi sahiplerince, sergi tarihlerinde yapılacak herhangi bir değişiklik, Galeri Sanat Yönetmenine en az otuz gün önce yazılı olarak bildirilir.
Açılacak sergilerin davetiye, afiş ve kokteyl giderleri sergi açacak kişi ya da kurum tarafından karşılanır.
Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesi Öğretim Elemanları, Öğrencileri, davet yoluyla sergi açan sanatçı, kurumlar ve Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesinin düzenlediği ortak sergilere katılan sanatçıların hariç olmak üzere; sergi açmak isteyen sanatçılardan, Galeri Yönetim Kurulunun her dönem için belirlediği günlük ücret alınır. Tutar sanatçı tarafından sergi öncesinde galeri hesabına aktarılır. Sanatçının başvurusu ve galeri yönetim kurulunu kararı ile kurulun uygun gördüğü bir eser ücret yerine bağış olarak kabul edilebilir.
Galeriden şahsi ya da kurumsal sergi başvurularına olumlu yanıt alan sanatçılar, ambalaj, kargo vs. giderleri dâhil olmak üzere tüm sorumluluk ve yükümlülükleri kabul etmiş sayılırlar. Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesi bu konuda sorumluluk almaz. Sergi açan sanatçı veya kuruluşlar, sergi mekânlarında meydana getirdikleri her türlü hasardan sorumludurlar. Sergiye gönderilen eserlerin geliş ve gidiş süreçleri içerisinde oluşabilecek her türlü hasar ve problemden yükümlülük kabul etmez. Başvuran sanatçı ve kurumlar bu yükümlülükleri kabul etmiş sayılır.
Sergi açılışlarında ve sergi sürecince Galeri Sanat Yönetmeni denetiminde galeride müzik yayını yapılabilir.
Galeride sergilenen eserlerin satışından galeri yönetimi sorumludur. Satışlardan Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesi adına % 15 komisyon alınır. Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesi öğretim elemanları ve öğrencilerinin eser satışlarından % 5 komisyon alınır. Komisyon, sergi bitiminde galeri hesabına aktarılır. Üniversitemizce satın alınacak eserler için % 15 -% 5 kurum komisyonu düşülerek eserin bedeli ödenir. Sergide satılan eserlerin alıcıya teslimi sergi sonunda sergi sahibi tarafından yapılır.
Galeride sergilenen eserler, serginin kapanmasından sonra bir hafta içinde geri almak zorundadır. Bu süre sonunda alınmayan eserlerin hasar görmesinden veya kaybından Üniversite ve Galeri Yönetimi sorumlu tutulamaz.
Sergilenen eserlerin normal gözetim ve korunması Galeri Yönetimince yerine getirilir. Ancak ilave tedbirlerin alınması ve eserlerin sigorta ettirilmesi, sergileyen kuruluş ve sanatçıya aittir. Meydana gelebilecek zararlardan Galeri Yönetimi sorumlu tutulamaz.
Sergilenen eserlerin fotoğraf, dia pozitif ve filmlerinin alınabilmesi eser sahiplerinin yazılı izinlerine bağlıdır.